Viestintä on paljon muutakin kuin erilaisia tekstisisältöjä. Yritysjohdolla viestintä kuuluu päätöksentekoon, ennakointiin, maineenhallintaan ja toisinaan nopeaa reagointia vaativiin kriittisiin tilanteisiin. Viestinnän ammattilaisina työskentelemme usein asiakasyritystemme johdon tukena – sekä arkisessa työskentelyssä että vaativissa viestinnän erikoistilanteissa.

Suuri osa viestintätoimistomme työarjesta on hyvin konkreettista. Laadimme asiakasyrityksillemme asiantuntija-artikkeleita, asiakastarinoita, raportteja, verkkosivutekstejä ja muita markkinointiviestinnän sisältöjä. Lisäksi hoidamme asiakkaidemme mediatiedotusta ja lehdistösuhteita, suunnittelemme viestintää ja autamme asiakkaitamme kertomaan asioistaan kiinnostavasti, ymmärrettävästi ja oikeille kohderyhmille.

Työpöydällämme on asiakkaidemme tulevia yrityskauppoja, fuusioita, johdon nimityksiä, uusia aluevaltauksia, tulevia innovaatioita ja lanseerauksia – eli sensitiivistäkin korporaatiotason tietoa, josta viestitään tarkkaan määritellysti. Toisaalta työhömme kuuluu paljon myös asiakasyritystemme arkisempaa sisältöä, kuten säännöllistä ja rutiininomaisempaa markkinointiviestintää. Toimimme asiakkaidemme viestintäkumppanina joko itsenäisesti tai asiakkaan oman viestintä- ja markkinointijohdon tukena.

Käytännön tekemisen rinnalla toimimme myös toimitusjohtajien, johtoryhmien ja muiden avainhenkilöiden viestinnällisenä neuvonantajana. Silloin työ alkaa usein paljon ennen varsinaista viestintää ja tapahtuu johtoryhmän kanssa, enemmän taustalla.

Viestintä päätöksenteossa

Johdon viestinnässä olennaisin kysymys ei aina ole, miten jokin asia sanotaan.

Ensin on ymmärrettävä, mitä ollaan tekemässä ja mitä viestinnällä halutaan saavuttaa. Mikä on tilanne? Mitä asiasta kannattaa kertoa – kenelle, milloin ja missä järjestyksessä? Mitä tietoa eri sidosryhmät tarvitsevat? Millaisia kysymyksiä asia voi herättää? Millä eri tavoin viesti voidaan tulkita organisaation ulkopuolella? Ja usein myös: mitä ei kannata sanoa?

Viestinnällinen näkökulma kannattaa ottaa mukaan jo silloin, kun ratkaisuja vasta valmistellaan. Johdon viestinnällisen neuvonantajan tehtävänä on päätöksenteon yhteydessä tarkastella yksittäisten viestintätoimenpiteiden sijaan kokonaisuutta: liiketoimintaa ja sen tavoitteita, sidosryhmiä, julkisuutta, uskottavuutta, ajoitusta, mahdollisia reaktioita sekä vaikutuksia yrityksen maineenhallintaan.

Ulkopuolinen näkökulma tuo arvoa

Yrityksen sisällä asioita tarkastellaan aina oman organisaation näkökulmasta. Johdolla on käytössään valtava määrä sellaista tietoa, jota yhtiön ulkopuolisilla ihmisillä ei ole. Juuri siksi myös ulkopuolisen ammattilaisen näkökulma voi olla arvokas.

Viestinnän ammattilaisen tehtävänä on pystyä katsomaan samaa asiaa esimerkiksi henkilöstön, asiakkaan, yhteistyökumppanin tai toimittajan näkökulmasta. Se, mikä organisaation sisällä tuntuu selkeältä tai olennaiselta, ei välttämättä ole sitä ulkopuolelta katsottuna. Asia, jota yritys itse pitää pienenä yksityiskohtana, saattaa puolestaan olla juuri se seikka, johon ulkopuolisen huomio kiinnittyy eniten. Vastaavasti organisaation sisällä isoksi mielletty uutinen saattaakin suurelle yleisölle olla lähes merkityksetön.

Tilanteen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun kyseessä on yrityksen maineeseen tai julkisuuteen vaikuttava asia. Silloin ei riitä, että viesti on faktisesti oikein. On pystyttävä arvioimaan myös, miten tilanne näyttäytyy julkisesti, miten sitä voidaan tulkita ja millaisia jatkokysymyksiä siitä voi syntyä. Viestinnän ammattilaisen tehtävä on johdon tukena kirkastaa, selventää ja yksinkertaistaa sanomaa – ja koko tilannetta.

Hyvä viestintä ennakoi

Johdon viestinnällinen neuvonanto ei tarkoita vain reagointia jo syntyneisiin tilanteisiin. Merkittävä osa työstä on ennakointia.

Usein onnistunut viestintä näkyy juuri siinä, mitä ei tapahdu. Potentiaalinen mahdollisuus tai maineriski tunnistetaan jo päätöksenteon yhteydessä eikä vasta siinä vaiheessa, kun asia on julkisuudessa.

Ennakointi ei tarkoita uhkakuvien rakentamista. Se tarkoittaa kykyä tunnistaa olennaiset viestinnälliset vaikutukset ja valmistautua niihin suhteessa tilanteen todelliseen merkitykseen.

Vaativan viestinnän tilanteet

Yrityksen arjessa tulee vastaan myös tilanteita, joissa aikaa valmistautumiseen ei ole. Kyseessä voi olla poikkeustilanne tai todellinen kriisi, jossa päätöksiä joudutaan tekemään hyvin lyhyessä ajassa, vähäisen tiedon varassa ja paineen alla.

Tällaisessa tilanteessa ensimmäinen tehtävä ei välttämättä ole kirjoittaa reaktiivista viestiä johonkin, eikä nopea toiminta viestinnässä saa tarkoittaa hätiköintiä. Ulkopuolisen viestinnän ammattilaisen tuki rauhoittaa tilannetta ja auttaa muodostamaan kokonaiskuvan, sekä pitämään viestinnällisen päätöksenteon johdonmukaisena myös paineen alla.

Vaativien tilanteiden viestinnässä ei ratkaista ainoastaan nykyhetken ongelmaa, vaan samalla ajatellaan jo muutama askel eteenpäin. Mitä suurempi paine tilanteessa on, sitä tärkeämpää on pystyä rauhallisesti erottamaan olennainen epäolennaisesta ja arvioimaan myös sitä, mitä viestinnästä seuraa. Kriisiviestintä on yksi tehokkaimmista maineenhallinnan työkaluista.

Neuvonantaja, joka vie asioita käytäntöön

Johdon neuvonannossa Vetter Communicationsille on tärkeää yhdistää strateginen näkemys käytännön tekemiseen. Arvioimme yhdessä asiakkaidemme kanssa, miten eri tilanteissa kannattaa toimia ja viemme sovitut ratkaisut myös käytäntöön.

Kun viestinnällinen linjaus on muodostettu, voimme kirjoittaa eri kanaville suunnatut johdon viestit, vastaukset, tiedotteet, puheenvuorot ja muut tarvittavat materiaalit, rakentaa kysymys–vastausmateriaalia, sparrata johtoa haastattelutilanteisiin, huolehtia tarvittavasta kuvamateriaalista, toimia lehdistön portinvartijana, sovittaa yhteen sisäistä ja ulkoista viestintää ja auttaa koordinoimaan koko viestintätilannetta ja PR:ää.

Tällä on merkitystä erityisesti nopeissa ja vaativissa tilanteissa. Viestinnän luottokumppanina tunnemme asiakkaamme tilanteen taustan, liiketoiminnalliset tavoitteet ja viestinnällisen valmiuden, eikä aikaa siten hukata tarpeettomaan briiffaukseen.

Johdon viestinnän luottokumppani

Johdon viestinnällinen neuvonanto yhdistetään helposti kriiseihin ja poikkeustilanteisiin. Todellisuudessa suuri osa siitä on paljon arkisempaa: kyse voi olla tulevasta muutoksesta, yrityksen uudesta suunnasta, johdon omasta viestinnästä, sopimusneuvotteluista tai tilanteesta, jossa johtaja vain kokee tarvitsevansa toisen näkemyksen ennen päätöksentekoa.

Parhaimmillaan viestinnällinen neuvonantaja toimii yhtenä johdon luotetuista asiantuntijoista – ihmisenä, jonka kanssa voi arvioida tilannetta luottamuksellisesti ennen kuin siitä edes tulee varsinainen viestintätilanne.

Viestintä on osa johtamista

Yrityksen viestintää ei lopulta voi täysin erottaa sen liiketoiminnasta, päätöksenteosta tai johtamisesta. Yritys rakentaa mainettaan jatkuvasti: sillä, mitä se tekee, mitä se sanoo, miten se perustelee päätöksiään, miten se kohtaa eri tilanteet ja miten johdonmukaisesti sen sanat ja teot vastaavat toisiaan.

Vetter Communications toimii yritysjohdon tukena sekä viestinnän neuvonantajana että käytännön toteuttajana – tavallisessa arjessa, pitkäjänteisessä maineenhallinnassa sekä vaativissa tilanteissa, joissa tarvitaan nopeaa ja kokenutta viestinnällistä toimintakykyä.

Haluatko keskustella kanssamme aiheesta lisää? Ota meihin yhteyttä!